Política de privacidad
Última actualización:
Esta plataforma trata datos de menores de edad. Aquí está, en concreto, qué guardamos, para qué, quién lo ve, cuánto lo conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos.
Quién responde por tus datos
El reparto de responsabilidades no es un tecnicismo: determina a quién debes reclamar. Funciona así:
- El colegio es el responsable de los datos escolares
- Los datos de los estudiantes y de sus acudientes los aporta y administra el colegio, que decide para qué se usan dentro de su cafetería. FoodCash actúa como encargado del tratamiento por cuenta del colegio: solo hacemos con esos datos lo que el colegio nos indica y lo que hace falta para prestar el servicio.
- FoodCash es responsable de la operación de la plataforma
- Somos responsables de las cuentas de acceso, de los registros de seguridad y auditoría, y de los datos de contacto que nos escribes directamente (por ejemplo, al pedir una demostración o al escribir a soporte).
Puedes escribirnos a foodcash@foodcash.com.co o al +57 319 656 0265. Si tu solicitud corresponde al colegio, te lo diremos y la trasladaremos.
Qué datos tratamos
Solo los necesarios para que la cafetería funcione. No pedimos ni guardamos datos sensibles distintos de los que se indican, y no hay perfilado publicitario de ningún tipo.
| Quién | Qué guardamos | De dónde sale |
|---|---|---|
| Acudiente | Nombre, correo electrónico, rol y colegio. La contraseña se guarda cifrada con un algoritmo de un solo sentido: nadie, tampoco nosotros, puede leerla. | La carga el colegio |
| Personal del colegio y de la cafetería | Los mismos datos de cuenta, con su rol. | La carga el colegio |
| Estudiante (menor de edad) | Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, curso y código de la tarjeta con la que paga. | La carga el colegio |
| Actividad en la cafetería | Saldo, recargas, compras y su detalle nutricional en el momento de la venta. Estos registros son contables: no se modifican después. | Se genera al usar el servicio |
| Controles parentales | Límite de gasto diario y alérgenos bloqueados por el acudiente. | Los define el acudiente |
| Registros técnicos | Accesos, cambios relevantes y errores, con fecha y dirección IP, para poder investigar un incidente de seguridad o un descuadre de dinero. | Se genera automáticamente |
| Quien nos pide una demostración | Nombre, correo, teléfono, institución y lo que nos escribas en el formulario. No se guardan en la plataforma: el formulario se convierte en un correo a nuestro buzón y no queda registro en ninguna base de datos. Se conservan mientras dure la conversación comercial, y se borran borrando ese correo. | Lo escribes tú en /comenzar |
No guardamos datos de tarjetas. Los datos de tu tarjeta o de tu cuenta bancaria se escriben directamente en la pasarela de pagos y nunca pasan por los servidores de FoodCash. De un pago solo recibimos el importe, la referencia y si fue aprobado o rechazado.
Datos de menores de edad
Es el punto más delicado de esta plataforma y la ley lo trata como excepcional. El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 permiten tratar datos de niñas, niños y adolescentes solo cuando se cumplen tres condiciones, y aquí se aplican así:
- El tratamiento responde al interés superior del menor: el objetivo es que coma de forma segura (con sus alergias respetadas) y que su acudiente pueda supervisarlo.
- Se respetan sus derechos fundamentales: sus datos no se usan para publicidad, no se ceden con fines comerciales y no se elaboran perfiles sobre él.
- La autorización la otorga el representante legal, previa opinión del menor cuando su madurez lo permita.
El acudiente puede, en cualquier momento, consultar todo lo que la plataforma sabe de su hijo, corregirlo, definir sus restricciones alimentarias y revocar la autorización.
Estamos terminando el circuito por el que el colegio recoge y conserva la prueba de esa autorización dentro de la plataforma. Hasta que esté disponible, la autorización se documenta por los medios del colegio, y el colegio es quien debe poder acreditarla. Si quieres saber cómo se documentó la de tu hijo, pídesela a su colegio o escríbenos a foodcash@foodcash.com.co y te ponemos en contacto.
Para qué los usamos
- Identificar al estudiante en la caja y cobrar su compra contra el saldo de su cuenta.
- Gestionar recargas y devoluciones, y llevar el registro contable de cada movimiento de dinero.
- Aplicar los controles parentales: límite de gasto diario y bloqueo por alérgeno.
- Mostrar al acudiente el historial de consumo y la información nutricional de lo comprado.
- Dar al colegio los reportes de venta, inventario y consumo que necesita para operar la cafetería.
- Atender solicitudes de soporte y notificar incidencias del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridad competente.
No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no los cedemos a terceros con fines comerciales. No enviamos comunicaciones comerciales a los acudientes ni a los estudiantes.
Quién más los ve
Dentro de la plataforma, cada quien ve solo lo suyo, y eso lo impone la base de datos, no únicamente la aplicación: un acudiente solo alcanza a sus propios hijos, y ningún colegio puede ver los datos de otro.
Fuera de la plataforma, nos apoyamos en estos proveedores y en ninguno más:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|
| Refácil Pay | Procesar los pagos con tarjeta y PSE. | Importe, referencia del pago y correo de quien paga. Los datos de la tarjeta los recibe directamente de ti, no de nosotros. |
| Railway | Alojar la aplicación y la base de datos. | Todos los datos de la plataforma, como infraestructura de alojamiento. |
| Vercel | Publicar el sitio y la interfaz web. | No recibe datos de la plataforma. |
También podemos entregar datos cuando una autoridad competente lo exija legalmente.
Transferencia internacional
Los servidores donde se aloja la plataforma están fuera de Colombia. Esto implica una transferencia internacional de datos, que se ampara en que es necesaria para ejecutar el servicio que el colegio contrató, y en los compromisos contractuales de seguridad y confidencialidad de esos proveedores.
Si quieres saber en qué país están alojados tus datos en este momento, escríbenos y te lo decimos.
Cuánto los conservamos
- Mientras dure la relación
- Los datos de cuenta y de los estudiantes se conservan mientras el colegio use la plataforma y el estudiante esté matriculado.
- Cinco años más, los movimientos de dinero
- Recargas, compras y transacciones se conservan hasta cinco años después por obligaciones contables y tributarias. Durante ese periodo no se borran aunque se cierre la cuenta: son prueba de operaciones ya realizadas.
- Después, se anonimiza
- Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que ya no puedan asociarse a una persona.
Ten en cuenta que el detalle de una compra queda congelado tal como estaba en el momento de la venta. Es intencionado: una factura no puede cambiar después.
Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de los datos (o como representante legal de un menor) tienes derecho a:
- Conocer qué datos tenemos sobre ti y acceder a ellos gratuitamente.
- Actualizarlos y rectificarlos cuando estén incompletos o sean inexactos.
- Solicitar prueba de la autorización que diste.
- Ser informado del uso que se les ha dado.
- Revocar la autorización y solicitar su supresión, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos, escribe a foodcash@foodcash.com.co indicando tu nombre, tu documento y qué solicitas. Si actúas como acudiente, dinos también el nombre del estudiante.
- Plazos
- Una consulta se responde en un máximo de diez días hábiles; un reclamo, en quince días hábiles. Si necesitamos más tiempo, te lo comunicaremos antes de que venza el plazo, explicando el motivo.
- Si no quedas conforme
- Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos en Colombia. Es requisito haber presentado antes el reclamo ante nosotros o ante el colegio.
Cómo los protegemos
Ninguna medida hace un sistema invulnerable, así que estas son las que aplicamos, no una promesa de seguridad absoluta:
- Todo el tráfico viaja cifrado entre tu navegador y nuestros servidores.
- Las contraseñas se guardan con un algoritmo de un solo sentido: no se pueden recuperar, ni siquiera por nosotros.
- La separación entre colegios está impuesta en la propia base de datos, no solo en la aplicación: un registro que cruce de un colegio a otro es rechazado incluso desde consulta directa.
- Cada acceso a los datos de un estudiante comprueba que quien lo pide sea su acudiente o personal autorizado de su colegio.
- Los intentos de inicio de sesión están limitados por minuto, para frenar ataques de fuerza bruta.
- Los accesos y cambios relevantes quedan registrados para poder auditarlos.
Si se produjera un incidente que afecte a tus datos, lo notificaremos al colegio y a la autoridad competente conforme a la ley.
Cambios en esta política
Si cambiamos la finalidad del tratamiento o los proveedores implicados, actualizaremos esta página y avisaremos a través del colegio antes de que el cambio empiece a aplicarse. La fecha del encabezado indica desde cuándo rige la versión que estás leyendo.