Cómo elegir un software para la cafetería de tu colegio
Casi todas las demostraciones enseñan lo mismo: una pantalla bonita cobrando rápido. Las diferencias que de verdad se notan aparecen en el segundo mes, y son las que casi nadie pregunta en la primera reunión.
Empieza por quién paga y cuánto
Es la pregunta que más cambia la respuesta de un colegio y la que menos aparece en las demostraciones. Un sistema de cafetería se puede cobrar al colegio, a la familia, o a las dos partes; y dentro de "a la familia" hay diferencias grandes entre cobrar una mensualidad, cobrar por recarga o llevarse un porcentaje de cada compra.
- ¿Hay cuota mensual por estudiante? Multiplícala por el número de alumnos y por diez meses antes de compararla con nada.
- ¿Qué cuesta recargar? Pregunta el importe exacto sobre una recarga de $50.000 y sobre una de $200.000. Una comisión porcentual sin parte fija castiga las recargas pequeñas, que son las que hace una familia que va justa.
- ¿Se cobra comisión por compra, además de por recarga? Cobrar dos veces el mismo dinero es más común de lo que parece.
- ¿Qué pasa con el saldo que sobra a fin de año? Que sea devolvible o no cambia por completo cómo lo va a percibir una familia.
En FoodCash la recarga cuesta $1.800 fijos más el 4,4 % del monto, el saldo acreditado es siempre exactamente lo que la familia eligió, y el desglose se ve antes de pagar. No hay cuota por estudiante ni comisión por compra.
Qué puede controlar de verdad el acudiente
Casi todos los sistemas dicen tener "control parental". Bajo esa etiqueta caben cosas muy distintas, y la diferencia importa el día que un niño con alergia al maní compra una barra de maní.
- Bloquear productos
- El acudiente marca los productos concretos que no quiere. Es lo más habitual y lo más frágil: el bloqueo no cubre lo que el colegio añada al catálogo la semana que viene.
- Bloquear alérgenos
- El acudiente marca el alérgeno. Cualquier producto que lo declare queda bloqueado, incluidos los que todavía no existen en el catálogo. Es la única forma que no obliga a la familia a revisar el menú cada vez que cambia.
- Límite de gasto
- Un tope diario en dinero. Útil, pero no dice nada de qué se compró: tres postres caben perfectamente dentro del límite.
- Tope por alimento
- Un máximo de unidades al día de un producto concreto. Es lo que responde a "puede comprar empanada, pero una, no tres".
Y una pregunta que casi nunca se hace: ¿quién puede levantar la restricción? Si el personal de la cafetería puede desbloquear un alimento desde la caja, la restricción no es del acudiente. En FoodCash el colegio puede consultarla pero no modificarla, justamente por eso.
Pregunta dónde se comprueba la restricción
Ésta es la pregunta técnica que más separa a unos sistemas de otros, y se puede hacer sin saber programar: si la pantalla del cajero se equivoca, ¿la venta pasa igual?
Cuando la comprobación vive sólo en la pantalla, cualquier fallo de la aplicación —una versión vieja en una tablet, una pérdida de conexión a medias, una pantalla que no se refrescó— deja pasar la compra. Cuando la comprobación vive en la base de datos, la venta se rechaza aunque la pantalla haya dicho que sí.
En FoodCash el saldo insuficiente, el alérgeno bloqueado, el tope por alimento y los días bloqueados los rechaza la propia base de datos al registrar la compra. La pantalla avisa antes para no hacer perder el tiempo a nadie, pero no es ella la que decide.
Datos de menores: lo que el colegio no puede delegar
Un sistema de cafetería guarda el nombre de cada estudiante, su documento, su curso, lo que compra cada día y, si hay control de alergias, información de salud. En Colombia eso está sujeto a la Ley 1581 de 2012, y el responsable ante la autoridad sigue siendo el colegio, no el proveedor.
- ¿Dónde se almacenan los datos y quién del proveedor puede consultarlos?
- ¿Quién crea las cuentas de las familias? Si el sistema tiene registro público, cualquiera puede darse de alta diciendo ser el acudiente de un alumno.
- ¿Cómo se entregan las contraseñas iniciales? Repartirlas por mensajería es la práctica más extendida y la peor.
- ¿Se puede exportar y borrar los datos de una familia que lo pida? Es un derecho, no una cortesía.
- ¿Los datos de un colegio pueden acabar cruzándose con los de otro cliente del proveedor?
Lo que se rompe en el segundo mes
La demostración siempre sale bien. Estas cuatro cosas son las que hacen que un sistema se abandone medio año después:
- El cierre de caja no cuadra
- Si el sistema mezcla el efectivo con lo pagado por transferencia al banco de la cafetería, cada cierre pide contar un dinero que no está en el cajón. Pregunta expresamente cómo se registran las transferencias.
- El inventario se desconecta de las ventas
- Un inventario que hay que ajustar a mano deja de usarse en tres semanas. Debe descontarse solo al vender, y en un colegio con cocina propia debe distinguir el producto terminado de sus ingredientes.
- Los informes no sirven para nada
- Pide ver un informe de ventas de un mes cualquiera. Si al renombrar una categoría la serie histórica se parte en dos, ese informe no se puede usar para decidir nada.
- Nadie sabe qué pasó con una compra concreta
- Cuando una familia reclama, alguien tiene que poder ver qué se compró, a qué hora, en qué caja y con qué método de pago. Sin eso, cada reclamación se resuelve por confianza.
La lista corta para la reunión
- ¿Cuánto le cuesta al colegio y cuánto a la familia, con números sobre una recarga concreta?
- ¿El bloqueo es por alérgeno o por producto?
- ¿Puede el personal de la cafetería levantar una restricción del acudiente?
- ¿La comprobación está en la pantalla o en la base de datos?
- ¿Quién crea las cuentas de las familias y cómo se activan?
- ¿Cómo se separan los datos de un colegio de los de otro?
- ¿Cómo se registran las transferencias en el cierre de caja?
- ¿El inventario descuenta solo al vender?
- ¿Nos podemos llevar nuestros datos si nos vamos?
Si quieres las respuestas de FoodCash a esas nueve, escríbenos y te las damos por escrito antes de cualquier demostración.